Rehabilitering

10 råd om att följa och agera på sjukfrånvaro

1. Kartlägg hälsoläget och arbeta proaktivt

Inventera hälsoläget bland medarbetarna i organisationen med jämna mellanrum. Lyft fram och uppmuntra friskfaktorer i den egna verksamheten. Engagera alla chefer och medarbetare i att arbeta och agera proaktivt. Det kan handla om stresshantering, hälsocoachning eller andra verktyg som stöttar medarbetarna, chefen eller organisationen som helhet. 

2. Sätt riktlinjer och håll dem uppdaterade

Dokumentera arbetsplatsens alla riktlinjer, policys, processer och rutiner kring hantering av hela kedjan från sjukskriven till åter i arbete. Exempel: Hur hanteras frånvaro, hur följs den upp och av vem? Hur hanteras läkarintyg? Vilka är riskfaktorer och friskfaktorer på arbetsplatsen? Hur lämnas pågående ärende med sjukfrånvarande medarbetare över till ny chef?

3. Lägg ansvaret nära och säkerställ kompetens

Normalt ligger ansvaret på närmaste chef. HR är ett stöd för chefen. Säkra att ansvarig chef har verktyg, kompetens och tid att praktisera ansvaret. Om närmaste chef finns på annan ort, utse en person i medarbetarens närhet som kan sköta det löpande och ge mandat för den att agera. Var tydlig med vem som bär det faktiska ansvaret. 

4. Ha koll på upprepad sjukfrånvaro

Genom att uppmärksamma upprepad sjukfrånvaro, oavsett längd, kan man fånga upp och hantera ohälsa tidigt. Genomför gärna ett samtal med medarbetare som varit sjukfrånvarande mer än exempelvis tre gånger under en period på sex månader. Agera tidigt! Fråga: ’Hur mår du?’ eller ’Är det något du behöver hjälp med?’. Se även till att skriftligt dokumentera samtalet och upprätta gärna en handlingsplan som gemensamt följs upp.

5. Håll kontakten med den sjukskrivna

Håll löpande kontakt med sjukfrånvarande medarbetare. Ha regelbunden kommunikation med den frekvens som är lämplig i relation till sjukfrånvaroorsaken. Då hålls processen aktiv och blir framåtriktad. Dokumentera alla kontakter eller försök till kontakter.

6. Upprätta plan för återgång i arbete

I sjukfall som överstiger 30 dagar ska arbetsgivare senast dag 60 upprätta en plan för återgång i arbete. Planen upprättas i samråd med aktuell medarbetare. Upprättad plan ska sedan löpande följas upp och hållas aktuell. Planen ska till exempel innehålla information om ordinarie arbetsuppgifter, åtgärder som kan underlätta medarbetarens återgång i arbete, eller att delvis kunna vara kvar i arbete, åtgärder på arbetsplatsen samt behov av kontakt eller samverkan med andra aktörer.

7. Arbetsanpassning

Arbetsgivaren ansvarar för arbetsanpassningar i sin egen verksamhet. Med arbetsanpassning avses individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att medarbetaren med nedsatt arbetsförmåga kan utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta, eller återgå i arbete. Anpassning kan vara tidsbegränsad eller varaktig. Dokumentera alltid det ni kommer överens om och följ upp enligt överenskommelse. Problem uppstår ofta när det som var tänkt att vara en tillfällig arbetsanpassning, under begränsad tid, fortsätter trots att den inte fungerar för verksamheten i stort.

8. Följ upp kontinuerligt

Följ kontinuerligt och regelbundet upp pågående individprocesser. Säkerställ bibehållen kontakt mellan chef och medarbetare. Utvärdera alla insatser som genomförts utifrån de uppsatta målen. Planera för fortsatta åtgärder som är positiva för medarbetarens arbetsförmåga.

9. Vikten av dokumenation

Dokumentera alla kontakter, händelser och beslut från start till slut i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. Dokumentationen ska följa medarbetaren genom hela processen och ska alltid vara baserad på fakta. Den ska förvaras enligt GDPR, sekretess och tystnadsplikt. 

10. Ta hjälp av en rehabsamordnare

En rehabsamordnare vägleder HR, chef och medarbetaren genom att vara en oberoende expertresurs som samordnar insatser och samverkar med externa parter som exempelvis Försäkringskassan och hälso och sjukvården. Allt för att skapa en effektiv och aktiv process kring sjukskrivning, rehabilitering, arbetsanpassning och återgång i arbete. Rehabsamordnare är experter på hela processen kring sjukskrivning- och rehabilitering och har kunskap om vilka lagar och regler som gäller samt vilken part som ansvarar för vad.