Krishantering

10 råd för att hantera kriser på arbetsplatsen

1. Upprätta en krisplan 

Upprätta en krisplan och se till att både chefer och medarbetare vet vad den innehåller. Det viktigaste med en bra krisplan är arbetet på vägen till att skapa den. Ni bygger insikt genom att diskutera vilka olika krissituationer som kan drabba er och hur ni kan förebygga ohälsa genom att ha tydliga rutiner. Se till att krisplanen tydligt beskriver även hur ni regelbundet ska testa den och uppdatera den, och vem som är ansvarig för att det sker. 

2. Gör en riskanalys

Formulera vilka risker som specifikt kan drabba er organisation – på individnivå, gruppnivå och organisationsnivå. Tydliggör företagets ansvar på samtliga tre nivåer.

3. Se över utsatta arbetsplatser

Fler och fler arbetsplatser utsätts för ökat hot och våld. Arbeta förebyggande genom att gå igenom lokaler, larm och tillgänglighet för att se om risker kan förebyggas. Utbilda personalen i hur de ska agera inför en hotfull person.

4. Ge snabbt stöd vid en kris 

Utifrån ett återhämtningsperspektiv kan det vara avgörande med ett snabbt och stödjande agerande från chefer och ledning. Det förmedlar respekt och bekräftar att företaget förstått att personal är drabbad och att man kommer få hjälp. Ta hjälp utifrån för att bygga kompetens och som stöd i en akut situation, men lämna inte över ansvaret. 

5. Förstå krisens förlopp

För att kort beskriva ett komplicerat förlopp kan krisen delas in i faser, men i verkligheten rör vi oss ofta ”två steg framåt och ett steg bakåt”. I den så kallade chockfasen skyddas vi från en traumatisk upplevelse genom att avskärma oss från den eller helt förneka den, vilket felaktigt kan uppfattas av omgivningen som ett tecken på att den drabbade inte behöver hjälp, trots erbjudande om det. Fråga igen! Det är inte säkert att personen ens förstod frågan.

I reaktions- och bearbetningsfaserna kommer känslorna desto starkare, först osorterat och kanske skuldtyngt, aggressivt eller uppgivet, sedan mer resonerande. I nyorienteringsfasen accepterar vi faktum och låter det inträffade bli ett avstamp för en nystart. Ofta kan det dröja ett helt år eller mer innan vi når dit, ibland längre vid dramatiska förluster.

6. Informera tidigt och återkommande

Håll personalen informerad snabbt och löpande. Snabba uppdateringar hjälper till att
minska förvirring, dämpa oro och säkerställa att alla är medvetna om nödvändiga åtgärder och rutiner. Transparent och kontinuerlig kommunikation bygger förtroende i situationen.

7. Samma krisinformation till alla inblandade

Utgå från att du inte kan informera för mycket. Även upprepad information om att det
inte finns någon ny information är viktig att ge. Tänk också på att använda samma budskap i olika kanaler: mejl, sms, under personalmötet, i det enskilda samtalet,
på internwebben, till dem som inte är på jobbet och vid behov till media. Ta stöd utifrån om ni får kritiska frågor från media.

8. Samla de berörda till krismöte

Kalla snarast till ett obligatoriskt krismöte där du samlar gruppen på en trygg och avskild plats. Under mötet kan du inledningsvis informera om vad som hänt och hur planen ser ut. Ge sedan utrymme för medarbetare att kommentera det som hänt – och håll ett sakligt, stödjande fokus. Som avslutning summerar du situationen, gruppens upplevelser och kan även informera om vanliga och normala krisreaktioner. Krismöten och frivilliga avlastningssamtal är stabiliserande.

9. Se till att finnas till för de drabbade

Krisens olika faser kräver olika sorters stöd från omgivningen och ett bra stöd både från jobbet och privat är ofta avgörande för personens återhämtning. I det akuta skedet handlar det om att trygga personen på bästa sätt, att visa omsorg om den som drabbats men på dennes villkor. Fokusera inledningsvis på att ge mänsklig närvaro i tid och rum, mat och dryck samt att generöst lösa praktiska saker åt den drabbade.

10. Följ upp krisen under en lång tid

Var uthållig och följ upp under lång tid genom att ställa den enkla frågan: ”Hur känns det nu?” Erbjud alltid den drabbade möjligheten att få professionellt samtalsstöd. Själva erbjudandet i sig själv ökar personens egen kapacitet.