Planera för ett aktivitetsbaserat kontor

Det nya arbetssättet i ett aktivitetsbaserat kontor kan få inverkan på organisatoriska och sociala hälsofaktorer. Vi har gjort det enkelt för er och samlat allt ni bör tänka på under hela processen; innan ni bestämmer er, när kontoret ska skapas och när det har genomförts. Använd listan i ert planeringsarbete!

Innan ni bestämt er för ett akitivitetsbaserat kontor

1. Gör ett grundligt analysarbete

   Gör en grundlig konsekvensanalys innan ni sätter igång. Den ska innehålla vilka aktiviteter som utförs, vilket arbetssätt ni har och vilka behov som behöver mötas. Allt för att den nya arbetsmiljön ska stödja ert dagliga arbete. Det är bra om så många som möjligt är delaktiga i det inledande analysarbetet. 

2. Gör en strategi för utmaningar

   Var medveten om det aktivitetsbaserade arbetssättets utmaningar och etablera en strategi för att ta hand om dem. Se till att ha en metod och plan för hur ni fångar upp risker som uppkommer på vägen.

3. Planera för ett aktivitetsbaserat arbetssätt som chef

   Chefer behöver visa engagemang för att få med sig alla in i förändringen. De behöver se det aktivitetsbaserade arbetssättets fördelar för att kunna påverka inställning och attityd. Eftersom aktivitetsbaserat arbetssätt kan innebära att medarbetare sprids ut mer är det också viktigt att chefen har en strategi för att kunna se sina medarbetare och att upprätthålla en gruppkänsla. 

När ni har bestämt er för ett aktivitetsbaserat kontor

1. Gör en genomgång av belysningen på kontoret

   Öppna kontorslösningar där många arbetar med olika arbetsuppgifter ställer högre krav på hur belysningen är utformad. Bra belysning är anpassad efter uppgiften som ska utföras och efter personen som ska utföra den. Synen försämras med ålder, och det är viktigt att belysningen är tillräcklig för alla. 
   
   Gör en grundlig genomgång över vilka behov som finns och de risker som kan uppstå. Arbetsytor måste vara tillräckligt ljusa, utan bländning eller reflexer från armaturer. Stora fönsterpartier är positivt för det släpper in dagsljus och hjälper alla alla behålla en normal dygnsrytm, men de kan också skapa problem med bländning. Tänk även på att det måste vara lätt att avskärma direkt solljus med markiser eller persienner. 
   
   Dålig belysning kan leda till felaktiga arbetsställningar, ryggproblem och huvudvärk. Därför är rätt ljus en förutsättning för goda arbetsförhållanden och extremt viktigt när man utformar ett nytt kontor.
   
   Genom att variera belysningen kan man skapa rumslighet och trivsel. Vid ytor som är avsedda för kommunikation behövs inte samma ljusstyrka som vid enskilda arbetsplatser.

2. Se över kontrets ventilation och temperatur

   Många arbetsmiljöproblem hänger samman med luft. Det kan handla om att det är för kallt eller varmt, att det drar, eller att luften inte räcker till. När man planerar för aktivitetsbaserat arbete är det extra viktigt hur man planerar för bra luft. 
   
   Ventilationen ska tillföra frisk luft och hålla luftkvalitén på en bra nivå. I en öppen kontorsmiljö är det viktigt att planera för hur medarbetarna kommer röra sig i lokalen, var därför tydlig när ni projekterar med hur lokalerna ska användas och vilka ytor som behöver extra god ventilation. Bygg inte in problem som sedan kan vara svåra att komma tillrätta med, som till exempel ventilationsbuller från fläktar. 
   
   Det är inte rimligt att tro att alla ska trivas vid samma temperatur, därför måste man räkna med att anpassa sin klädsel efter vissa temperaturvariationer i lokalen. Men undersökningar visar att klagomål på dålig luft ökar, och att prestationen sjunker vid temperaturer över 22 grader. 

3. Städa ett aktivitetsbaserat kontor

   Utforma kontoret så att det är lätt att städa och hålla dammet borta. Heltäckningsmattor är bra för ljuddämpning, men mindre bra om man inte kan hålla dem rena med regelbunden dammsugning och rengöring. På arbetsmiljöorganisationen Prevent kan du ta del av bra informationsmaterial kring städning, till exempel checklista för "städvänlighetskoll".

4. Skapa gemensamma regler

   Bestäm regler för vad som gäller när ni sitter tillsammans i en aktivitetsbaserad miljö. Definiera tydligt vad som är tillåtet och inte. Utbilda i ett aktivitetsbaserat arbetssätt, så att alla förstår vad det innebär. Var lyhörd och respektfull mot de som är lättstörda. En tyst avdelning ska vara just tyst.

5. Uppmuntra till att utnyttja ert nya kontor

   Det tar tid att ställa om från att ha haft en egen plats till att arbeta i gemensamma utrymmen. Det handlar om nya tankesätt. Uppmuntra medarbetare till att varje vecka tänka igenom: Vad ska jag göra denna vecka? Vad behöver jag för typ av arbetsplats? 

Man behöver hitta nya sätt att hålla igång dialogen och som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare.

Helen Rosander, organisationskonsult på Falck.

När det nya arbetssättet och kontoret är klart

1. Utvärdera det aktivitetsbaserade arbetet

   Följ upp arbetet och lyssna av allas upplevelser och reaktioner regelbundet – framför allt under den första tiden. Blev det som vi hade tänkt? Om inte, vad behöver vi förändra? 

2. Ta stöd från organisations- och ledarskapsexperter

   Ta hjälp och konsultation från experter som vet hur man ska göra. Vid inköp av utrustning och utformning av lokal kan Falcks företagshälsa bistå med specialistkompetens och kravspecifikationer. Organisations- och ledarskapsexperter kan hjälpa till vid förändringsarbetet.