Aktivitetsbaserat kontor – svårt för chefer

Att byta till aktivitetsbaserad arbetsplats innebär ett helt nytt arbetssätt. Det ställer också krav på ledarskapet – inte minst att kunna se och bekräfta medarbetare när man kanske inte längre jobbar nära varandra.

Allt fler arbetsplatser har gått över till aktivitetsbaserat arbetssätt och trenden pekar fortsatt uppåt. 

– Intresset från företag och organisationer är jättestort, säger Maja Domeij, fysioterapeut på Previa som arbetat länge som rådgivare åt företag som planerar att gå över till aktivitetsbaserat. 

Att arbeta aktivitetsbaserat innebär att man istället för fasta arbetsplatser har områden som anpassas efter aktivitet. Det kan vara platser för individuellt arbete, samarbete, tysta rum, eller samtalsrum. Medarbetaren utgår från vilka uppgifter som ska utföras den dagen och väljer område efter det. Många uppfattar arbetssättet som flexibelt och att det leder till mer interaktion, men för de som tidigare haft egna rum kan omställningen bli svår. Det ställer även ledarskapet inför nya utmaningar.

Medarbetare behöver känna sig sedda

– De allra viktigaste trivselfaktorerna på en arbetsplats är att medarbetarna känner sig sedda och upplevelsen av att tillhöra en grupp. Det måste man tänka på som chef om man har en grupp som plötsligt sitter utspridd och där det kan gå en hel dag utan att man möter sina medarbetare, säger Maja Domeij.

Viktigast i planeringsfasen är att man gör en grundlig analys av företagets eller organisationens behov och att denna inte bara handlar om hur möblerna ska stå. 

– Det handlar ju om att säkra upp ett nytt arbetssätt. Det kan lätt bli att kontoret inreds för att arbeta aktivitetsbaserat, men man måste analysera hur man arbetar, vilka behov man har och vad som måste förändras. Man behöver hitta nya sätt att hålla igång dialogen och som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare, säger Helen Rosander, organisationskonsult på Previa. Hon berättar om ett företag som löste det med hjälp av digitala kanaler där medarbetare fick checka in. På så vis visste chefen var alla medarbetare befann sig och fick bättre överblick. 

Ett annat råd är att göra tydliga överenskommelser – där både den anställde och chefen har ansvar för att höra av sig och stämma av. 

– En arbetsgrupp kan till exempel ha en fast fikatid i veckan då alla i gruppen träffas och pratar av sig, säger Maja Domeij, och tillägger: 

– Sådant måste också tas upp i analys- och planeringsarbetet så att man skapar rum för det. Det handlar om att identifiera risker och om att möta dem.

Analys och planering - viktigt när kontoret aktivitetsbaseras

Viktigast i planeringsfasen är att man gör en grundlig analys av företagets eller organisationens behov och att denna inte bara handlar om hur möblerna ska stå. 

– Det handlar ju om att säkra upp ett nytt arbetssätt. Det kan lätt bli att kontoret inreds för att arbeta aktivitetsbaserat, men man måste analysera hur man arbetar, vilka behov man har och vad som måste förändras. Man behöver hitta nya sätt att hålla igång dialogen och som ledare måste man fundera på hur och var man möter och ser sina medarbetare, säger Helen Rosander, organisationskonsult på Previa. Hon berättar om ett företag som löste det med hjälp av digitala kanaler där medarbetare fick checka in. På så vis visste chefen var alla medarbetare befann sig och fick bättre överblick. 

Ett annat råd är att göra tydliga överenskommelser – där både den anställde och chefen har ansvar för att höra av sig och stämma av. 

– En arbetsgrupp kan till exempel ha en fast fikatid i veckan då alla i gruppen träffas och pratar av sig, säger Maja Domeij, och tillägger: 

– Sådant måste också tas upp i analys- och planeringsarbetet så att man skapar rum för det. Det handlar om att identifiera risker och om att möta dem.