Mötesmaraton och mejlkaos – skapa struktur på din arbetsdag
Tips från experten
Publicerad
I dagens uppkopplade arbetsliv kämpar många med att få struktur på sin arbetsdag. Den ständiga strömmen av digital kommunikation och möten gör det utmanande att hitta tid för fokuserat arbete och att balansera olika uppgifter. Att få ihop sin dag kan i teorin kännas enkelt, men är för många svårt att få till.
Att ständigt vara redo, med förväntningar på snabba svar och tillgänglighet, skapar en känsla av att alltid behöva vara på tå. Det kan påverka både medarbetare och chefer och kan leda till ökad stress. Att hantera detta kräver inte bara personliga strategier för planering, utan också en gemensam dialog inom organisationen om hur vi kommunicerar, sätter gränser och skapar en hållbar arbetsvardag.
– Att tempot i arbetlivet har trissats upp är en anledning till att den här frågan blir aktuell. Det är så pass högt inflöde, tempo och förväntningar på leverans idag. Och vem ska dra i handbromsen – är det jag som individ eller är det organisationen? säger Åsa Miemois, hälsoutvecklare på Falck.
Låt företagskulturen skapa förutsättningar för struktur
Att ta kontroll över sin arbetsdag handlar dels om individuella strategier, dels om de förutsättningar som organisationen skapar. Lena Karin Allinger är organisationskonsult på Falck och lyfter kulturen och ledarskapet som en avgörande roll.
– Det finns ett ansvar i ledarskapet att leva som man lär och att skapa tydlighet kring förväntningar på tillgänglighet. Hur lång tid är det okej att det tar innan vi svarar på ett mejl, är det okej att blocka tid för fokuserat arbete? Våga också diskutera de "inofficiella reglerna" som kan finnas i en arbetsgrupp, säger hon.
Samtidigt är det viktigt att som individ stanna upp och reflektera över varför du känner att du ständigt måste vara tillgänglig – är det en extern förväntan eller ett krav du sätter på dig själv? För den som har möjlighet att styra sin tid är en nyckel att aktivt planera in olika typer av arbetsuppgifter och inte bara agera på det som kommer utifrån.
– Mitt grundråd är att inte bara göra saker per automatik. Tänk igenom hur du ska lägga upp din dag, planera in fokustid vid behov och tillfällen då du svarar på mail. Att ständigt bli pressad av det som kommer utifrån kan bli väldigt stressigt, säger Lena-Karin.
Det finns ett ansvar i ledarskapet att skapa tydlighet kring förväntningar på tillgänglighet.
Högt tempo och informationsflöde skapar utmaningar
En stor utmaning för många är det ständigt ökande informationsflödet och mängden kommunikationskanaler. Mejlen, chatten, mötena – allt pockar på uppmärksamhet, vilket gör det svårt att fokusera. Multitasking är sällan effektivt och går ofta ut över närvaron i det man egentligen borde fokusera på.
Mötestätheten är också en faktor som många upplever som problematisk, då möten kan ta upp så stor del av arbetsdagen.
– Man har så mycket möten så att tiden att svara på mail eller jobba med arbetsuppgifter mellan möten, den har man inte. Risken är att det leder till att arbete skjuts till kvällar eller helger, säger Åsa.
Det ligger mycket i att sätta gränser och att lära sig acceptera att vi inte hinner göra allt samtidigt.
Att ifrågasätta möteskulturen, våga tacka nej till möten där ens närvaro inte är nödvändig och att ha mötesfria tider kan vara viktiga steg för att skapa utrymme i kalender.
– Jag brukar lyfta tre viktiga strategier: gränssättning, prioritering och acceptans. Det ligger mycket i att sätta gränser och att lära sig acceptera att vi inte hinner göra allt samtidigt. Om det är svårt att prioritera på egen hand är det viktigt att ta hjälp av sin chef.
Att prata om förväntningar på tillgänglighet, hur vi bäst kommunicerar och vilka "spelregler" som gäller skapar tydlighet, vilket i sin tur skapar hälsa. Genom att arbeta både med individuella strategier och genom att föra en öppen dialog på grupp- och organisationsnivå kan vi bättre navigera i dagens komplexa arbetsliv och skapa en mer hållbar och produktiv vardag.
Tips för att skapa en struktur på din arbetsdag
1. Planera din dag Skapa en överblick över dina uppgifter och möten i förväg. Det gör att du får bättre kontroll över din tid istället för att bara reagera på det som dyker upp.
2. Skapa "randiga dagar" Varva perioder av arbete som kräver högt fokus med tid för enklare, mer rutinmässiga uppgifter. Resultatet blir en bättre energifördelning under dagen.
3. Blocka tid i kalendern Avsätt dedikerade tidsblock för specifika arbetsuppgifter, som att svara på mejl, arbeta fokuserat eller ha möten. Det bidrar till färre avbrott och ökad effektivitet under fokustiden.
4. Sätt tydliga gränser för tillgänglighet Bestäm när du är tillgänglig för mejl och meddelanden och när du behöver ostörd tid för koncentration. Resultatet blir att du skyddar din fokustid och minskar känslan av att ständigt vara "på".
5. Reflektera över dina egna krav Fundera över varför du känner att du måste svara på allt omedelbart. Är det en extern förväntan eller en standard du själv satt?
6. Välj rätt kommunikationssätt Tänk efter om ett snabbt samtal eller en chatt är mer effektivt än ett mejl för en specifik fråga. Det kan bidra till snabbare lösningar och färre långa mejlkonversationer.
7. Ifrågasätt möteskulturen Våga tacka nej till möten där din närvaro inte är absolut nödvändig och föreslå mötesfria tider i teamet. Resultatet blir att du frigör värdefull tid för andra arbetsuppgifter.
8. Prioritera och acceptera att du inte hinner allt Fokusera på en uppgift i taget och acceptera att du inte kan göra allt samtidigt. Resultatet blir minskad stress och högre kvalitet i det du faktiskt gör.
9. Diskutera förväntningar i teamet Prata öppet med dina kollegor och din chef om förväntningar på tillgänglighet, kommunikationssätt och "spelregler". Det skapar en ökad tydlighet och minskade missförstånd.
10. Arbeta för ett hälsofrämjande ledarskap Chefer har ett ansvar att föregå med gott exempel och skapa en kultur där tydlighet kring förväntningar, möjlighet till återhämtning och gränssättning uppmuntras. Resultatet blir en sundare arbetsmiljö för alla.
