Det svåra samtalet

10 råd inför det svåra samtalet

1. Välj rätt tillfälle

Skjut inte upp samtalet mer än absolut nödvändigt och genomför samtalet så fort du har hunnit förbereda dig. Se till att ni kan sitta ostörda i ett rum där ingen annan riskerar att avbryta er. Stäng av din telefon, både för att slippa störningar och för att visa vilken vikt du lägger vid samtalet. Se till att ha avsatt tid även efter mötet, som marginal och för din egen reflektion och mentala återhämtning.

2. Tänk igenom innan

Förbered vad du ska säga genom att skriva ner stolpar på ett papper. Tänk på att den som är upprörd kan ha svårare att ta till sig många budskap, med risk att bara en liten del av det du sagt blir ihågkommet. Var därför noga med att begränsa dig till det allra viktigaste, och försök att hålla fast vid detta även när du får frågor och reaktioner. Bestäm dig för att behålla lugnet och be om att få återkomma med ditt svar om du tvekar kring hur du ska besvara kritik eller svåra frågor.

3. Skaffa stöd

Som chef behöver du utbildning i att hålla svåra samtal. Stäm alltid av ditt budskap med en chefskollega eller din egen chef, gärna i form av ett enkelt rollspel. Undvik däremot att involvera kollegor till den som du ska ha ett svårt samtal med, eftersom det lätt kan leda till lojalitetskonflikter och ryktesspridning. Överväg att anlita externt stöd om det inte finns någon som du naturligt kan vända dig till inom den egna organisationen.

4. Be någon vara med

Ibland kan det vara bra om en tredje person finns med som stöd. Syftet kan vara att ge stöd åt medarbetaren eller att underlätta samtalet utifrån en neutral position. Om syftet är att ge stöd till medarbetaren bör det vara medarbetaren själv som bestämmer om någon ska vara med och vem det i så fall ska vara. Det kan vara en kollega, en facklig representant eller en beteendevetare från företagshälsan.

5. Var tydlig

Kom snabbt till saken och framför ditt budskap kort och koncist. Hänvisa gärna till policies eller andra formella dokument som är relevanta i sammanhanget. Försök sedan att hålla fast vid ditt budskap och upprepa det gärna flera gånger under samtalet. Leta efter kompromisser, men var tydlig med vilka dina absoluta krav är.

6. Var konstruktiv

Framför aldrig kritik som bygger på saker som andra har berättat för dig. Håll dig till vad du själv vet genom situationer där du varit närvarande. Om detta innebär att du får svårt att genomföra viktiga samtal med dina medarbetare kan det vara ett tecken på att du behöver förändra din arbetssituation för att kunna vara en mer närvarande chef. Den kritik du framför bör också fokusera på konkreta beteenden och faktiskt agerande. Undvik att kritisera i termer av personlighet, avsikter och moral.

7. Be om respons

Fråga om medarbetarens syn på det du tagit upp och vad du sagt. Be sedan gärna medarbetaren att själv formulera förslag till lösningar på eventuella problem som ni diskuterat. Det är ofta bra att erbjuda betänketid och att ses igen vid ett senare tillfälle, särskilt om ämnet leder till upprörda känslor. Låt medarbetaren stå i fokus och håll inne med dina egna känslor om du hamnar i affekt. Medarbetaren kan aldrig ge tröst om du anser att ditt uppdrag är svårt.

8. Lyssna och bekräfta

Lyssna på medarbetaren utan att avbryta och anteckna vid behov saker som du kan vilja kommentera eller fråga mer om. Bekräfta genom att kort och med egna ord sammanfatta medarbetarens syn på saken och fråga om du har uppfattat rätt. Fokusera gärna på känslor och behov: Hur känns det i den aktuella arbetssituationen? Hur känns det just nu? Vad är viktigt för dig i den situation vi diskuterar, och efter det här mötet? Var beredd på att känsliga samtal kan leda till tårar.

9. Sammanfatta samtalet

Avsluta mötet med att sammanfatta vad som sagts. Fråga gärna om ni är överens om sammanfattningen och om det är något mer som medarbetaren vill ta upp. Sätt gärna upp en tid för ett uppföljningsmöte, och var samtidigt tydlig med att du är tillgänglig för avstämningar även dessförinnan om medarbetaren skulle vara i behov av det.

10. Dokumentera och följ upp

Följ upp samtalet genom att skriva egna minnesanteckningar av det som sagts. Överväg att skicka korta noteringar i form av överenskommelser eller att-göra-punkter till medarbetaren. Om du vill dokumentera samtalet genom att spela in med till
exempel mobilen måste du först fråga om samtycke från samtliga närvarande. Var beredd på att det kan komma starka reaktioner i ett senare skede. Erbjud medarbetaren samtalsstöd med exempelvis en beteendevetare eller psykolog från företagshälsan vid behov.