Kan man sänka sjukfrånvaron med 36 procent i en organisation som består av 500 chefer och 11 000 medarbetare på bara ett år? Vi har pratat med Susanne Pennsäter på Lunds kommun som var med och startade upp ett projekt som gjorde just det.
Susanne Pennsäter och Christin Lindblom är båda strateger inom rehabilitering och hälsa. Under 1,5 år lyckades de starta upp, genomföra och utvärdera en helt ny satsning i Lunds kommun. Satsningen riktar sig till både chefer och medarbetare med mål att sänka upprepad korttidssjukfrånvaro – och insatsen har visat sig fungera.
Korttidsfrånvaron blev början på ny satsning
2022 fick kommunen nya siffror på hur ofta medarbetarna sjukanmälde sig från jobbet. De visade att det fanns de som var borta minst sex gånger per år, i många fall betydligt fler gånger än så. Susanne och Christin sökte då aktivt upp kommunens chefer och frågade vad de behövde stöd och hjälp med gällande sjukfrånvaron.
– Det kom fram att många chefer tyckte att den återkommande sjukfrånvaron är svår. De som kontaktade sina medarbetare och hade omtankessamtal upplevde att de sen inte hade något stöd att erbjuda, berättar Susanne.
Det fick Susanne och Christin att planera för en heltäckande insats som skulle rikta sig både till kommunens chefer och medarbetare, två delar som de kom att kalla för chefshandledning och hälsoinsats.
Det farligaste en chef kan göra när en medarbetare har hög frånvaro är att börja spekulera kring vad det beror på.
Hälsoinsatser halverade sjukfrånvaron efter tre månader
Med hjälp av en rehabsamordnare från Falck planerade de för en hälsokartläggning med ett kompletterande alkohol och drogtest för att försäkra sig om att medarbetaren skulle bli erbjuden rätt behandling. När insatsen drog i gång var det 42 medarbetare anmälda.
– När vi kom i gång med hälsoinsatsen fick rehabsamordnaren ett stort ansvar över att se vilken typ av problematik som låg bakom sjukfrånvaron. Hon hjälpte sedan till med att hänvisa medarbetarna vidare till rätt profession, som fysioterapeut, psykolog eller läkare.
Efter kartläggningen gjorde rehabsamordnaren en samanställning och satte sig ner tillsammans med medarbetaren och chefen för att prata om vad de kommit fram till. Både medarbetaren och chefen fick då en tydlig bild kring problematiken som låg bakom sjukfrånvaron.
– Det farligaste en chef kan göra när en medarbetare har hög frånvaro är att börja spekulera kring vad det beror på. Vi behövde fakta för att kunna hjälpa, och medarbetaren kan ibland behöva klarlägga fakta – vad är det som gör att jag är borta så här mycket?
Susanne poängterade också att det kan komma fram att medarbetaren behöver vara borta från arbetet av olika anledningar. Med hjälp av kartläggningen fick då chefen reda på det och kunde sätta in arbetsanpassningar eller erbjuda medarbetaren något annat typ av stöd.
– Ju mer systematiskt och ju mer du gör desto bättre blir resultatet. Vi har kunnat utvärdera 17 av deltagarna då de hunnit börja och avsluta hälsoinsatsen. Tre månader efter avslutad hälsoinsats har deras sjukdagarna tillsammans mer än halverats, säger Susanne.
Möjlighet för chefer att reflektera och diskutera
Parallellt med medarbetarinsatsen kunde chefer som hade arbetsgrupper med hög korttidssjukfrånvaro gå chefshandledning. Handledningen leddes av Henrik Lindgren, psykolog på Falck, och bestod av tre grupper med 6–8 chefer i varje grupp som träffades under tio tillfällen.
Till handledningen fick cheferna möjlighet att komma med frågor och funderingar kopplade till korttidsfrånvaro som de själva ville lyfta och reflektera kring. Det kunde handla om korttidsfrånvaro generellt, om frånvaron berodde på konflikter i gruppen och hur man som chef kan hantera det på bästa sätt. Det kunde också handla om hur man kan skapa ett klimat som avdramatiserar att prata om sjukdom, då det ofta finns skam och skuld kring detta.
– Handledningen gick mycket ut på att ge just kunskap, tips och trix på vad man kan göra för att påverka sina medarbetare. Vi diskuterade bland annat vad man har för skyldigheter och rättigheter utifrån arbetsgivarperspektivet och när det är läge att ställa krav eller enbart visa omtanke. Och hur man kan ställa krav med omtanke, berättar Henrik.
Vid det sista tillfället bjöds chefernas chefer in för diskussion och för att lyfta de organisatoriska aspekterna och möjliggöra förändring på högre nivå.
Den viktigaste faktorn, som man vet fungerar bäst, är att tag i problematiken så tidigt som möjligt.
Chefer började agera och testa nya metoder
När Susanne och Christin tittade på resultatet av handledningen har de hittills kunnat följa upp tio chefer. I deras arbetsgrupper har sjukfrånvaron sänkts med 48 procent. Att de lyckades nå så pass bra resultat tror Henrik ligger mycket i processen för handledningen.
– Vi träffades kontinuerligt i grupperna under flera tillfällen. Det gav cheferna bra förutsättningar att bygga relationer till varandra, vilket underlättar för ett bra samarbete. Under handledningen hade vi tid att diskutera, ge varandra tips och råd, bygga förtroende, testa nya saker och följa upp utfallet, berättar Henrik och fortsätter;
– Den viktigaste faktorn, som man vet fungerar bäst, är att tag i problematiken så tidigt som möjligt. Börja prata med medarbetaren och försök förstå, hur är läget och vad är grunden till frånvaron. Det har alla chefer gjort under och efter handledningen.
Tillsammans har chefshandledningen och hälsoinsatsen minskat korttidssjukfrånvaron med 36 procent inom hela kommunen.
– Nu handlar det om att få ut informationen om insatserna till kommunens alla chefer för att få en ökad delaktighet. Nu har vi ett verktyg som fungerar jättebra och kan stötta våra medarbetare och chefer. Då ska vi göra vad vi kan för att det ska användas, säger Susanne.
Tips för att minska upprepad korttidsfrånvaro
1. Ta kontakt med medarbetare Prata med din medarbetare och stäm av hur hen mår och skapa dig en förståelse kring problematiken. Se till att ta tag i det så tidigt som möjligt.
2. Bibehåll en regelbunden kontakt Schemalägg kontakten med din medarbetare. Det tar tid att skapa förtroende. Det första som medarbetaren berättar är nödvändigtvis inte det som är viktigast.
3. Förtydliga processen Förklara rehabprocessen för medarbetaren och berätta vilka olika vägar och utfall det finns. Det ska vara klart och tydligt.
