Aktivitetsbaserat kontor på banken
Goda exempel
För att dra nytta av fördelarna med aktivitetsbaserade kontor krävs en helhjärtad satsning. Förberedelse, lyhördhet och involverade chefer var därför viktiga nycklar när Nordea införde aktivitetsbaserat kontor för två år sedan.
– Inom Nordea väckte införandet av aktivitetsbaserat kontor, precis som många förändringar kan, en viss oro. Att ta den oron på allvar och att bemöta den, är en av de viktigaste faktorerna för att lyckas, säger Susanne Lundberg, Senior Project Manager och en av projektledarna för förändringen hos Nordea.
– Sluta aldrig att svara på frågor. Tydlig kommunikation är, som alltid, oerhört viktigt. Det är oerhört viktigt att involvera och informera cheferna så att de kan stötta sina team på ett bra sätt, och att ha med högsta ledningen på hela resan, säger hon.
Bättre än förväntat med flexibla arbetsplatser
Nordea införde aktivitetsbaserat kontor i samband med att hälften av medarbetarna på huvudkontoret flyttade till nya lokaler på Kungsholmen. Oftast förekommande farhåga var om det skulle finnas tillräckligt med arbetsplatser till alla – ingen vill ju börja dagen med att leta efter en plats att arbeta från.
– I vissa fall blev det trångt, så vi fick anpassa oss under resans gång. Men i flera fall blev det bättre än förväntat. Det är viktigt att man är öppen för att justera och ändra, säger Susanne Lundberg.
Även om Nordea genomförde omfattande förstudier så hade dessa, sett i backspegeln, kunnat vara ännu mer djupgående.
– Vi hade en väldigt noggrann förberedelse med både enkäter och intervjuer av alla chefer, men vi hade behövt göra ännu mer för att få en bättre lösning från start, säger hon.
Så här två år senare märks dock många förbättringar, inte minst att medarbetarna har fler valmöjligheter och har blivit av med mycket papper och prylar.
– Vi gick från ett öppet kontorslandskap till aktivitetsbaserat och en klar förbättring blev att det är enklare att gå ifrån, eller att gå åt sidan om man behöver jobba avskilt en stund då vi har en hel del små rum eller telefonhytter, säger hon.
Susanne Lundberg råder de som funderar på att införa aktivitetsbaserat att ta extern hjälp. Nordea anlitade Maja Domeij, ergonom på Previa, för att få hjälp med att hitta de bästa lösningarna och för att säkerställa det ergonomiska perspektivet.
– Medarbetare kunde dessutom få direkt hjälp från en expert på plats både vad gällde den fysiska arbetsmiljön och en extern person att ventilera sin oro med, vilket var väldigt positivt, säger Susanne Lundberg.
Helhjärtad satsning - ett måste
När allt fler arbetsplatser inför aktivitetsbaserat arbetssätt som ett sätt att skapa flexibla arbetsplatser och effektiviserar lokalytan krävs en helhjärtad satsning för att lyckas.
– Det är för många ett väldigt positivt arbetssätt om man genomför förändringen till 100 procent. Om man börjar göra undantag riskerar man dock att misslyckas, säger Katarina Graffman, doktor i antropologi på konsultföretaget Inculture.
Inom ramen för ett forskningsprojekt på Handelshögskolan har Katarina Graffman studerat arbetsplatser som gått över till aktivitetsbaserat arbetssätt. Att medarbetarna inte har en egen fast arbetsplats kan spontant orsaka missnöje, men invändningen att det skulle vara stressande är ingenting som Katarina Graffman stött på.
– Aktivitetsbaserat arbete är, när det fungerar som bäst, egentligen en yttring av en organisationskultur. Att en sådan arbetsplats i sig ska vara stressande hade jag svårt att finna stöd för, men det fungerar å andra sidan inte för alla, säger hon.
Tvärtom slogs Katarina Graffman snarare av den låga stressfaktorn som de anställda upplevde ju mer genomgripande det aktivitetsbaserade var genomfört.
Trivseln ökar när medarbetare kan bestämma mer själva
– Detta tror jag beror på att aktivitetsbaserat arbetssätt använder de anställdas egna vilja som drivkraft. När medarbetaren själv kan bestämma hur, var och när arbetet ska ske tycks trivselfaktorn öka så väl som produktiviteten, säger hon.
Avgörande för att lyckas med en omställning är att man genomför implementeringen full ut. Börjar man lyfta ut vissa funktioner förlorar hela konceptet. En del företag gör misstaget, säger Katarina Graffman, att förutsätta att en viss funktion, som till exempel ekonomi eller juridik, eller någon som behöver en viss dator, måste ha kvar sin fasta plats.
– Man måste gå ’all in’ så att säga. I grunden handlar det om en kulturförändring, inte om att förändra utseendet på ett kontor, säger hon.
Ladda ner Previas guide för Aktivitetsbaserat arbete och arbetsplats